CERFA numérique, gagnez du temps et de la qualité
Les CERFA sont des documents officiels normalisés qui vous permettent de communiquer avec les administrations.
En tant que chauffagiste, vous avez sûrement déjà eu besoin de remplir ce type de documents, que ce soit de manière ponctuelle ou quotidiennement. Vous avez donc pu remarquer à quel point le remplissage de ce type de document est long et fastidieux, avec des informations répétitives à insérer, ce qui vous fait perdre du temps précieux, notamment quand c’est un technicien qui le remplit en pleine intervention chez son client.
Vous pensez peut-être qu’il est impossible de procéder autrement étant donné que c’est un document officiel ? Et bien c’est avec joie que nous allons vous montrer le contraire !
Grâce au CERFA numérique disponible sur tablette ou smartphone vous allez découvrir une toute nouvelle manière de remplir ce genre de documents et de les traiter par la suite.
Vos CERFA pré-remplis pour gagner du temps
Le premier avantage du CERFA numérique est le fait qu’il soit connecté à votre logiciel de gestion des interventions où sont enregistrés vos clients et vos machines. Ainsi vous allez avoir un mouvement des informations dans deux sens :
Les informations nécessaires dans vos CERFA comme les coordonnées du client en question, l’identification d’une machine, etc… seront reprises automatiquement dans le CERFA étant donné que vous les aurez déjà renseignées dans votre logiciel de gestion des interventions
Les informations que vous allez entrer dans votre CERFA numérique vont être automatiquement envoyées dans votre logiciel de gestion des interventions.
Cela va permettre à vos techniciens de gagner un temps considérable lors de leurs interventions mais également d’éviter de faire des erreurs lors du remplissage de ces documents essentiels. Notamment sur l’identification des machines, nous avons remarqué que la plupart des erreurs commises dans les CERFA se trouvent sur la reprise des références des machines ou des pièces changées lors de l'intervention.
Ces erreurs font perdre du temps à tout le monde étant donné que vous allez devoir corriger le CERFA pour qu’il soit conforme et qu’il contienne la bonne identification.
Cette perte de temps et de précision dans vos documents est quelque chose qui va disparaître grâce aux CERFA numériques d’Adler Technologies.
Bien sûr, vous pourrez les faire signer électroniquement à vos clients puis les enregistrer pour qu’ils remontent directement dans votre logiciel de GMAO.
Retrouvez vos CERFA beaucoup plus facilement
Une fois remontés dans votre logiciel de gestion des interventions, vos CERFA vont être beaucoup plus simples à manipuler que si vous les aviez en version papier.
Premier avantage, et non des moindres, il est impossible que vous perdiez votre document ou qu’il soit détérioré.
Le deuxième avantage est au niveau du rangement et de la recherche de vos documents. Si vous recherchez un CERFA numérique en particulier vous allez pouvoir le retrouver de trois manières différents :
En recherchant dans la fiche du client concerné
En recherchant dans la fiche de la machine ou de la pièce concernée
En faisant une recherche générale sur votre logiciel, par numéro de série ou par date par exemple
Enfin, lorsque vous aurez besoin d’envoyer un CERFA numérique à un tiers comme l’administration concernée ou bien à un client, vous pourrez le faire en quelques clics étant donné qu'il se trouve déjà sous forme digitale.
Vous utilisez des CEFRA 15498 ou 15497 ?
Prenons l’exemple des CERFA 15498 et CERFA 15497. Si vous réalisez des manipulations de fluides frigorigènes vous avez surement dû remplir l’un de ces deux CERFA.
Avec un CERFA numérique de type 15497*02, les noms, adresses et SIRET de l’Opérateur (vous) et du Détenteur (votre client) seront repris automatiquement, tout comme les informations sur "l'Équipement concerné”, et bien d’autres informations.
Vous n’aurez plus qu'à renseigner les autres infos.
Si jamais vous utilisez des appareils de mesure de type Testo, beaucoup d’autres informations seront reprises automatiquement dans le CERFA étant donné que nous avons lié ces appareils à notre solution.
A la fin de l’année, lorsque vous devez comptabiliser le total des fluides que vous avez manipulé afin de rédiger votre “Déclaration annuelle de mouvement de fluides frigorigènes”, vous n’aurez plus à le faire vous même. Notre solution va comptabiliser automatiquement à partir de vos CERFA numérique, tous les fluides manipulés durant l’année, en le rangeant par catégorie. Votre déclaration est donc prête à tout moment.
Conclusion
En digitalisant vos CERFA, vous allez transformer une tâche ennuyante et chronophage en une tâche intuitive autant pour vos techniciens que pour vos équipes au bureau. Tout le monde gagne du temps, il n’y a plus d’erreurs commises, et le traitement des données de ces CERFA numérique devient automatique.
En plus de cela, vous donnez une image moderne de votre entreprise à vos clients et augmentez leur confiance envers vous. Même chose pour vos techniciens à qui vous simplifiez la tâche.