Pourquoi est-il important de digitaliser vos documents commerciaux ?
Dernière mise à jour : 8 juin 2022
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis peut être assimilé à un contrat d’engagement, il sert de preuve écrite d’un prix,
d’une durée, ou de tout ce que vous souhaitez inclure dans une vente. Il est écrit par le vendeur/fournisseur, et il est signé par le client si celui-ci lui convient.
Pourquoi le devis est-il indispensable dans votre vente ?
Le devis représente la sécurité entre le vendeur et le client car le devis entraîne un accord mutuel des deux parts sur un document qui sert ensuite de preuve. Ce document sert de preuve car nombreux sont les litiges qui peuvent survenir au cours de la vente : non-paiement, retard de paiement, retard d’exécution de la prestation, non-exécution de la prestation…
Mais ne pensez-vous pas qu'il serait plus simple de le digitaliser ? Il serait ainsi non falsifiable, plus facilement archivable et réalisable. La digitalisation n'apporte que des avantages à votre gestion des documents commerciaux.
Qu’est-ce qu’un bon d’intervention et pourquoi le digitaliser ?
Un bon d’intervention est un élément essentiel de toutes les interventions (réparation, maintenance, dépannage). Ce bon d’intervention est le compte rendu par le technicien en fonction de ses actions sur la machine en question.
Le bon d’intervention est le document le plus long à transférer manuellement, il faut attendre que le technicien revienne de son intervention, transmette le bon d’intervention intervention à la personne chargée de facturer.
Grâce à la digitalisation des bons d’intervention, ce processus n’est plus nécessaire car le technicien complète un formulaire préremplit en quelques clics, et ce formulaire est ensuite directement envoyé à la personne chargée de facturer. Cette action est un énorme gain de temps.
Pour plus de détails : https://www.meilleurerp.org/post/bon-d-intervention-digitalisé-comment-aller-beaucoup-plus-vite
Comment organiser vos écritures de documents commerciaux ?
Aujourd’hui, la digitalisation des documents papier est la meilleure organisation possible dans tous les domaines. Cette digitalisation renforce la sécurité, permet plus de rapidité dans la recherche de vos documents, une productivité accrue, un suivi plus précis, et j’en passe. Un circuit de vente sur un logiciel d’ERP ressemble à ceci :
Ce module est personnalisable, il est possible de trier les sections afin de choisir uniquement celles que l’on souhaite. Nous allons donc uniquement choisir la section «devis», et la section « bon d’intervention ».
Grâce à un système de « Drag&Drop » ou « Glisser/Lâcher », le transfert des fichiers entre les sections devient un jeu d’enfant, et le processus de vente se simplifie de même.